大堂经理窗口服务工作流程

2015/3/10 10:19:37

大堂经理服务工作可以分为营业前服务、营业中服务和营业终服务,各环节服务工作流程及内容如下:

(一)营业前服务

1)大堂经理自查仪容仪表,并对网点其他员工的仪容仪表是否符合规定提出相关建议。

2)对于已配备叫号系统的网点,应及时开启叫号机,检查设备运行是否正常。

3)对凭证填写台等辅助服务区域进行检查,检查为客户提供的点钞机等辅助服务工具运行状况是否正常。

4)检查宣传资料、相关业务凭证、意见簿等,是否摆放整齐,种类是否齐全、适时,及时更换过期的业务或宣传资料。

5)巡视营业大厅及在行自助服务区的卫生状况,检查营业环境是否整洁美观,确保银行网点客户进出通道畅通。

6)检查利率牌、外汇汇率牌、查询机等设备信息显示是否正常。

(二)营业中服务

如果将大堂经理服务一位客户的工作流程作为汇总主线,其工作内容可以概括为:站位准、笑相问、正确引、主动询、热情答、快移交和礼貌别七个环节。

1)站位准。由于大堂经理的工作区域范围较大,一个准确的站位便于其兼顾到各个功能区域,且在工作中的移动路线最短。大堂经理的站位应遵循两个“便利原则”,首先是客户便利原则,即大堂经理应站在客户的第一视线内;其次是自我便利原则,站位能够便于大堂经理及时掌握银行网点内的场景。

因此,一般情况下,大堂经理应站在银行网点门口附近的三角区域,即叫号机、填单台和客户休息区之间的位置;如有客户需要,大堂经理可以在贵宾区、自助区或填单台附近服务客户,但时间不宜过长,服务结束或将客户引导到相关区域后及时回到站位区。

如若一名大堂经理兼顾不到所有功能性区域时,还需要配备大堂经理助理(引导员或辅助大堂经理的理财经理等)协助开展银行网点管理工作。此时,大堂经理助理站位为位置1,负责迎候客户并对客户进行初步引导分流;大堂经理站位应为位置2,引导客户叫号时进一步了解客户需求,以便对客户实施合理分流、VIP客户识别、相关业务推介等。服务工作期间,大堂经理还应根据客户需求兼顾到客户休息区、填单台、自助区等。

此外,大堂经理在岗期间要随身携带文件夹,以便随时记录客户的咨询及需求,为后续营销积累信息。大堂经理站姿要求如下:

  臂平端,移动文件夹底部靠近腹部左侧,文件夹呈45度角展开。

  ②右臂自然下垂,右手拇指捏在第二个指关节。

③中指指尖贴紧裤缝或触摸裙子。

④挺胸、收腹、抬头,下颌微收,两眼平视前方。

⑤双腿绷直,脚尖微有距离或丁字步站立。

2)笑相问。大堂经理要主动迎接和问候客户,履行礼仪性职能,并及时了解客户需求。问候客户时,要做到微笑服务,与客户保持目光接触,声音清晰,使用文明礼貌用语问候客户,了解客户需求:“您好,请问您要办理什么业务?”

3)正确引。了解客户需求后,要配合适当的语言和正确的手势及时对客户进行引导,且引导客户要一步到位,减少客户的盲目性。如客户需要填单,大堂经理应将其引导到填单台,辅以相应的手势,并提示:“请您按照这样的样例填写,填写后请到休息区稍等。”

当前由于客户对金融业务需求量增幅较大,但使用自助机或网上银行办理业务的技能和意愿水平低,银行网点内经常出现排队现象,客户等待时间长。这一方面影响了客户对服务质量的感知,同时增加了柜员的工作压力,所以很多银行要求大堂经理尽可能地将客户分流至自助区或网银区。有些银行甚至会通过促销活动鼓励客户选择自助渠道,提高对进厅客户的分流率。

4)主动询。进厅和离厅客户较少,且大堂经理未服务其他客户时,应增强与客户休息区客户之间的互动。大堂经理应在大厅内巡视,主动到客户休息区问候进厅时未问候到的客户并询问其需求,以判断是否可将客户分流到其他功能性区域;发现其他业务的潜在客户时,应及时发放相关宣传折页,或将客户引导到理财经理处等;大堂经理还应积极关注填单台附近,指导客户填单以及引导客户的相关需求。

值得一提的是,这些工作环节并非各自孤立,而是彼此有机融合。如“主动询”环节可以了解客户需求,如有必要可对客户进行引导分流。

案例大堂经理该如何分流和引导客户?

银行网点办理业务高峰时段,大堂经理发现客户休息区等待的客户较多,就试图进一步确认客户需求,进行二次分流,尽可能将客户引导到自助区办理,以提高业务办理效率,减少柜员的工作压力。

情景1

大堂经理:“请问您要办理什么业务?”

客户:“我要缴交警罚款。”

大堂经理:“您可以在自助设备上刷卡缴费,不必在这里排队。”

客户:“不方便吧。”

大堂经理:“很方便,您主要是不懂,我可以教您。”

客户:“算了。”

情景2

大堂经理:“您好,先生,我看您等得挺着急,有什么需要帮忙吗?”

客户:“我要缴交警罚款。”

大堂经理:“哦,缴交警罚款是可以在柜台办理的,但如果您带卡了,也可以在自助设备上刷卡缴费,那样您就不必在这里排队了。”

客户:“不方便吧?”

大堂经理:“很方便的,您可能不习惯,用惯了很方便的。我可以协助您试试,这样可以节约您很多时间,您愿意试试吗?”

客户:“哦?那我试试。”

情景分析:对客户引导分流的最佳时间是客户进门时,大堂经理及时了解客户需求并提醒客户选择合适的方式办理业务,客户较容易接受。如果客户已等待一段时间,付出了机会成本,再去改变其原来的想法实施引导分流,客户一般不易接受。

以上两个场景中,大堂经理均已错过分流引导的最佳时机。但从介入方式而言,分流引导目标客户的选择都很到位,能准确判断出可能被分流引导的客户。但情景1中,大堂经理在表示关怀和服务意愿上有欠缺,虽出于好意,但引导服务的语言表达将自己放在强势地位,用告知的口气“不必排队了”,不是将选择权交给客户,引起客户不快。

表达服务意愿就是让客户明白我们愿意为他(她)服务,明确地表达可以让其了解我们做事的动机,而不是让客户盲目等待或被动应答。在情景2中,大堂经理先认同客户排队是可选方案,同时指出“带卡情况下”还可以有其他可选方案,并且更便捷,是鼓励客户自己做出判断的探寻方式,容易得到客户的认同。

从两个情景对比可知,作为大堂经理,服务的关键不仅仅在于服务用语,还在于是否能站在客户的角度,抓住其心理,利用合适的语言引导,使客户在最短的时间内理解和接受我们的服务。

5)热情答。受理客户咨询时,首先要把握客户咨询的动机,做出有针对性的回答,回答时要注意做到准确、全面,力求使用简洁易懂的语言而非晦涩的专业术语,并且要做到热情受理咨询,不推诿,耐心解答。

6)快移交。当大堂经理通过询问和经验判断发现优质客户、潜在客户,以及需要长时间与客户沟通时,应及时将客户移交给业务顾问或客户经理,以便开发客户的相关需求和深度需求,并确保大堂经理能腾出更多时间管理营业大厅。

7)礼貌别。有客户离开银行网点时,大堂经理如若未服务其他客户,应主动与客户道别或点头示意。如“请慢走,再见”、“请慢走,欢迎下次光临”等,履行礼仪性职能。

(三)营业终服务

1)营业结束时,协助营业大厅内客户及时完成业务办理,做好清场工作。

2)关闭营业大厅内叫号机、点钞机、显示屏等夜间无需使用的电子设备。

3)整理环境卫生,及时补充各类单据凭条和宣传资料。

4)归纳总结客户意见簿和其他途径收集的客户意见,提出相关改进建议,传递反馈给网点有关部门。

5)整理维护银行网点各项设施设备,确保符合本单位银行网点服务环境管理要求。