千佳网点创建模块（三）| 档案管理
2018/5/30 9:43:19
千佳网点创建过程中，台账梳理问题由于文档验收要求高、要素广、数量多、内容精，往往成为很多网点失分较多的一项，从而与千佳失之交臂。
君友咨询将档案整理归为十大项，具体为：
一、消费者权益保护与社会责任履行；二、经营业绩；三、服务档案；四、服务基础管理；五、ATM设备巡检、满意度调查；六、录像评审；七、自查、神秘人检查；八、员工管理；九、大堂管理、柜面服务效率；十、服务文化培育。
君友咨询根据实践经验科学规划，把档案管理项目划分为四个阶段，整理历时十余天，每个阶段整理重点有所不同。
系统归档
第一阶段是系统归档，这一阶段主要是根据评价标准进行系统规整，确保每一相关考核项目都有对应资料。君友咨询在近几年的整理过程中发现，几乎各行网点每年都会有多项档案文件的缺失，问题率将近一半。这就要求网点平时要重视积累，至少提前半年以上的时间准备创优档案搜集整理工作。
依照服务档案整理的考核标准，要求凡是参与考评的网点应有3个年度的档案材料，一般会通过两个维度进行分类：一是按照年份分类，每年度按照3.0标准进行划分归纳；二是按照标准中对应检查的版块进行划分，每个版块再进行年份的归纳。
优化提升
第二阶段也就是二次整理，主要是根据项目组专家的意见进行优化提升，主要针对活动、培训类，确保有计划、有总结。在对活动、培训类的事件整理过程中，要求活动文档中要有方案/计划、有总结/通讯稿、有现场照片/视频。
精细规整
第三阶段是精细规整，根据专家意见进行精细规整，区分省、市、网点发文，确保制度性文档的恰当性。这一阶段主要就各行发布的文件格式、类目进行统一分类。例如有些文件需要添加红头文、红头文权限问题等。
装订成册
最后阶段是装订成册，根据检查细项扣分标准进行查漏补缺，向档案负责人汇报档案规整情况。根据十大项辅导网点员工进行全面梳理，按照档案梳理原则进行归档分类，补齐文件，形成一套系统化的资料，全面覆盖网点文化、服务、绩效、社会履职、业务等方方面面，其中包括电子文档和纸质文档。
除了传统的网点文化宣传手册及服务形象宣传片外，电子文档要求能迅速找到对应的文件材料，书面材料要求有一定的阅读感和视觉感。
档案管理工作要有逻辑，也要兼顾严密性。在创优过程中想要补充档案管理方面的短板，就应该做到系统的管理、分类，有专项负责人，形成专业的管理团队。